首先要依照國際標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范。
主辦單位要樹立服務(wù)觀念，依照市場化、商業(yè)化、專業(yè)化的要求來進(jìn)行服務(wù)運作。國外會議發(fā)達(dá)的國家都有一套成熟的會議服務(wù)運作形式，而我國展覽業(yè)起步較晚，許多博覽會都具有較濃的行政主導(dǎo)色彩，主辦單位在客戶面前，往往是高高在上的指揮者，而不是服務(wù)者。開幕式一結(jié)束，博覽會就宣告成功，主辦單位的人員便無影無蹤，在國外這種現(xiàn)象決不會呈現(xiàn)，主辦單位是以服務(wù)客戶的形象呈現(xiàn)的，特別是客戶服務(wù)中心能夠協(xié)助參展商、采購商解決詳細(xì)各種問題包含投訴。只要是參展商、采購商需求的，主辦單位就應(yīng)該想到做到，只要經(jīng)過優(yōu)質(zhì)的服務(wù)形成一個固定的客戶群，主辦單位才能在群雄逐鹿的年代牢牢占據(jù)一塊自己的地盤。
其次，實現(xiàn)服務(wù)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
國內(nèi)許多展覽企業(yè)都已經(jīng)意識到了展覽服務(wù)流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義，如在全國首先獲得ISO9000國際質(zhì)量體認(rèn)證的深圳高交會議覽中心，就已經(jīng)創(chuàng)立了一套包含展覽業(yè)務(wù)運營、展覽工程、展場租賃、會議物業(yè)管理等較為完善的會議服務(wù)體系。在展覽實踐中嚴(yán)格依照規(guī)范的流程進(jìn)行運作，為高交會、家具展、中國國際互聯(lián)網(wǎng)展等大型博覽會供給了一流、高效的會議服務(wù)。此外，上海、大連、廈門等城市的會議中心也都相應(yīng)地建立了各具特色的服務(wù)運作形式。
再次、制造精美的會議服務(wù)手冊。
精心制造會議服務(wù)手冊在組展過程中，主辦單位或展覽承辦商不行短少的要為每家參展商供給一本優(yōu)質(zhì)的會議服務(wù)手冊。這本服務(wù)手冊制造的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一方面，不要把手冊的讀者當(dāng)作會議界高手，要把他們想象成初入展覽大門的新人，把一切可能想到的問題和解決方案都要寫進(jìn)去。另一方面，及時和大會主辦方交流，了解本屆博覽會服務(wù)的新變化。最終，你的會議服務(wù)手冊應(yīng)該具有查詢方面的功用，可讀性強(qiáng)。這樣既具完整性又具易查性的會議手冊，能夠節(jié)約會議工作人員和參展商的時間，削減沖突。
會議服務(wù)手冊首要包含以下幾個方面：展覽內(nèi)容方面，包含展覽的中英文名稱、展覽舉行城市及場館的名稱；展覽日期，包含進(jìn)場、出場日期；展覽承攬商姓名、地址、電話、傳真或其他相關(guān)承攬商；詳述貨攤租金付款方法（假如需求供給資料和服務(wù)的程序）；相關(guān)規(guī)定；敘說展覽的內(nèi)容等。訂購單方面：包含正式合同信息、貨攤承攬公司名稱和其他指示標(biāo)志、家具租賃、裝潢和地毯、運輸、安頓和拆除勞工、電力、消防、貨攤整理等。其他相關(guān)服務(wù)方面：包含邀請函、配套宣揚策劃、住宿及行程組織、交通旅行、視聽設(shè)備、攝影、花藝、盆景租賃、呼叫設(shè)備、模特兒現(xiàn)場展現(xiàn)或接待等。
最終、注重實效和“以人為本”的思維。
供給服務(wù)要以人為本會議服務(wù)也要體現(xiàn)注重實效和“以人為本”的思維。比方，博覽會的布局徹底以展品大類來劃分，方便觀眾觀賞；觀賞者剛踏進(jìn)展覽館就能得到一份用不同文字編成的會議服務(wù)手冊或觀賞攻略；展場內(nèi)還有就餐中心區(qū)、歇息場所、便捷通道等等。這些都體現(xiàn)著主辦方體貼入微的服務(wù)理念，也充分地體現(xiàn)了會議優(yōu)質(zhì)服務(wù)的魅力。
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