展會(huì)一旦開展，隨時(shí)都可能遭遇各種問題。這時(shí)，作為會(huì)展人必須臨危不亂，冷靜處理。
1、展會(huì)問題識(shí)別
主辦單位應(yīng)該充分考慮會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)可能產(chǎn)生的問題，具體包括展臺(tái)設(shè)計(jì)、展臺(tái)搭建、展臺(tái)租賃、展具出租、貨物運(yùn)輸、現(xiàn)場(chǎng)觀眾登記、現(xiàn)場(chǎng)觀眾指引及導(dǎo)覽、清潔保安、餐飲服務(wù)等方面的問題。
在展會(huì)開始布展前一周左右，召開全體服務(wù)承包商會(huì)議即“碰頭會(huì)”，明確各個(gè)服務(wù)承包商在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)范圍與責(zé)任。對(duì)于召開多次的展會(huì)，可以將以往展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的問題及處理對(duì)策大致歸類并集結(jié)成冊(cè)，分發(fā)給各個(gè)承包商，促使各個(gè)會(huì)展服務(wù)承包商在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)再面對(duì)上述問題時(shí)，迅速做出反應(yīng)，積極解決展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的問題。
2、展會(huì)組織管理
主辦單位在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)成立應(yīng)急處理小組，由一名總指揮、兩名副指揮及若干工作人員組成，工作人員的多少與展會(huì)的規(guī)模成正比。
當(dāng)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)緊急情況或各個(gè)服務(wù)外包公司都不知如何處理的問題時(shí)，統(tǒng)一交由應(yīng)急處理小組處理，并由各個(gè)承包商給予必要的支持。為了保證應(yīng)急處理小組的辦事效率，要求各個(gè)會(huì)展服務(wù)承包商只有在問題不能解決或需要多個(gè)部門協(xié)調(diào)的時(shí)，才可以求助于應(yīng)急處理小組。
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