長期以來，展覽組織機構都已經認識到電話營銷作為展覽項目的推廣工具，在實用性、準確度，以及激發(fā)目標參展商參展決策與實時反饋方面的重要作用。電話營銷是靠聲音傳遞信息的藝術，營銷人員需利用極有限的時間將展覽項目的基本要素傳達給目標參展商并激發(fā)他們參展的熱情。如果沒有辦法在最短時間內激發(fā)目標參展商的興趣，通話就可能隨時被終止，因為目標參展商不喜歡浪費時間去聽一些與自己無關的事情，除非通話會使他們感覺有某種價值。
因此，在電話營銷過程中，營銷人員需通過“聽覺”去“看到”目標參展商的所有反應并判斷營銷方向是否正確。同樣地，目標參展商在電話中也無法看到營銷人員的肢體語言、面部表情，只能借助所聽到的聲音及所傳遞的信息來判斷對這個展覽是否有興趣或是否可以信賴營銷人員提供的信息的真實性，由此來決定是否繼續(xù)這個通話。在電話營銷的最初過程中，營銷人員需控制通話奏，以期達到兩個基本目標：
電話營銷的主要目標
根據展覽的具體特性，確認目標客戶是否為真正的目標參展商；約定合適的通話時間與方法，讓目標參展商了解展覽的概況與服務項目，引起目標參展商的重視；確認目標參展商何時可以做最后決定并確定目標客戶參展報名時間。
電話營銷的次要目標
通過電話營銷盡可能多地獲取目標參展商的相關資料；與目標參展商建立長期信息交互的關系。
電話營銷是感性而非全然理性的銷售過程。在展覽營銷實踐中，電話營銷的效率性與便利性是通過營銷人員的個人魅力與技巧來實現的。展覽組織機構要促成電話營銷工作成功，需要對營銷人員進行電話營銷技巧的訓練，同時還要有良好的系統(tǒng)支持，并需配置CRM管理軟件。
高效率的電話營銷與銷售隊伍的招聘、培訓、激勵、組織體系管理、計劃等因素有密切關系。擁有一支高效的電話營銷團隊是電話營銷工作成功與否的關鍵，因為展位銷售是由電話營銷人員來完成的，與參展商的關系是由他們建立和維護的，參展商是否信任展覽組織機構與營銷人員的工作密切相關，參展商對展覽組織者的第一印象是通過電話營銷人員的工作來實現的。
在電話營銷人員全面熟悉展覽組織機構與展覽的基本情況后，展覽組織機構需對電話營銷人員的基本技巧進行系統(tǒng)和有組織的培訓。培訓的內容有四個方面：
1．了解目標客戶的參展動機
目標參展商的參展動機不盡相同，但基本動機有兩類，一是希望通過參展而獲得某種實效，二是參展時有效控制參展成本，減少參展所造成的相關經濟風險（如展覽效果不好，營銷成本過高等）。目標參展商決定參展時還會對展覽有具體的“需求”及“期望”。所謂“需求”就是展覽所必備的要素（如展覽題材的針對性、展覽的規(guī)模、宣傳、影響力等等），而“期望”則是展覽組織機構能在展覽中提供的增值服務部分。概言之，目標參展商的參展動機構成最重要方面就是：經濟效益、方便性與安全感。因此，電話營銷在強調參展必要性的同時，還應對展覽服務的增值性加以客觀的介紹，以強化展覽營銷的整體效果。
2.為目標參展商準備參展建議方案
為目標參展商準備參展建議方案是國際展覽組織機構普遍采用的營銷技巧，是說服目標參展商迅速評估參展動機的有力舉措，展覽營銷工作實踐證明，目標參展商普遍渴望展覽的相關信息能與參展商的基本需求對稱，如展覽的題材、展覽的規(guī)模與權威性、競爭企業(yè)參展商的參展情況、如何參展、參展商報名與展位安排情況等。因此，電話營銷重點應從抓住目標參展商所需對稱的信息著手，積極為目標參展商做好參謀，使目標參展商通過電話營銷中獲得對參展的一些具體建議，如什么樣的展位合適，工程搭建的規(guī)定、展覽有何種活動可以參加，估計境外客商參展數量，展臺是否需要準備外貿報價單等。參展建議是營銷人員與目標參展商溝通的有效利器，也可體現出營銷人員的整體素質與服務理念。
3．了解目標參展商的背景資料
在實施電話營銷過程中，營銷人員需詳細對目標參展商的相關資料進行研究。如果展覽組織機構已導入了CRM（客戶關系管理）系統(tǒng)，就需對目標參展商所在的行業(yè)、規(guī)模、有否參展記錄、被聯絡人的職位、歷史聯絡記錄等情況進行了解。只有仔細研究以上資料，營銷人員才能做到有的放矢，才能明確電話營銷中應該把握的重點，否則就像盲人摸象，很難確定目標參展商的具體需求，更不容易說服參展商做出參展的決策。明確了目標參展商的相關背景材料，有利于有針對性地為目標參展商提供重要的展覽信息（如展覽宣傳推廣策略、意向重點參展商名錄、大型采購組團與會議消息等）。
4．訓練電話營銷人員建立個人魅力與談話技巧
在電話營銷中，如何讓目標參展商透過營銷人員的聲音感受到關心及友善，如何將營銷人員的笑容融入聲音，如何使電話營銷的工作做得更出色是電話營銷成功的關鍵。成功的電話營銷人員可以從目標參展商的聲音中判斷其對推薦的展覽項目所持積極或冷陌、有興趣或漠不關心、耐心或急促、接受或抗拒的基本態(tài)度。并用自己平靜的心情，沉穩(wěn)有力或具有感染力的聲音來傳達有效的展覽信息與服務建議，從而形成電話營銷的獨特魅力。
